U heeft dus de kneepjes van het vak Microsoft Teams geleerd en de hindernissen overwonnen om van veraf in contact te blijven met uw collega's. Maar haalt u echt het meeste uit uw Teams-ervaring? Deze enkele app is in feite een hub voor productiviteit op de werkplek die u kan helpen dagelijkse taken in minder tijd uit te voeren. We hebben een aantal van de beste tips en trucs van Microsoft Teams verzameld om in uw workflow te integreren.
Tips voor productiviteit
Van het besparen van tijd tot het verbeteren van de focus, gebruik deze hacks om productiever te zijn tijdens het gebruik van Microsoft Teams.
Maak gebruik van veel gebruikte opdrachtregels
Gebruik de opdrachtregel om tijd te besparen!
Wist je dat de zoekbalk in Teams ook dienst doet als opdrachtregel? Typ een van de herkende opdrachten om een snelkoppeling te maken naar enkele van de meest voorkomende taken: / bestanden om uw recente bestanden te bekijken, / ongelezen om nieuwe activiteit te zien, en / bel om te bellen, om er maar een paar te noemen. Bekijk hier de huidige lijst met geaccepteerde opdrachten op de website van Microsoft.
Schakel niet storen in
Wijzig uw status om meldingen te filteren
Constante pings van inkomende berichten kunnen een productiviteitsmoordenaar zijn wanneer u zich probeert te concentreren. Schakel die ongewenste afleidingen uit door de modus Niet storen in te schakelen. Klik gewoon op uw profielpictogram in Teams om uw status in te stellen op niet storen (of voer de opdracht / dnd in de zoekbalk in).
Wilt u ervoor zorgen dat u geen belangrijke berichten van uw baas mist terwijl u verborgen bent? Stel eenvoudig prioriteitstoegang in voor alle personen van wie u de berichten wilt ontvangen, zelfs als de meldingen zijn gepauzeerd. Gebruikers kunnen prioriteitstoegang krijgen in uw privacyinstellingen.
Gebruik @mention om berichten te verzenden en te filteren
Gebruik @mention om berichten te verzenden en te filteren
Een kort bericht naar een collega sturen, betekent niet dat u moet achterlaten waar u mee bezig bent en hun gesprek in Teams moet zoeken. Typ gewoon het @ -teken rechtstreeks in de zoekbalk om hun naam te vinden en stuur een bericht, waar u ook bent in de toepassing.
@vermeldingen zijn ook handig om recente activiteiten te filteren en voorrang te geven aan berichten die op u zijn gericht. Klik in de activiteitenfeed op de filterknop en kies @vermeldingen in het vervolgkeuzemenu.
Markeer berichten als ongelezen
Heb je ooit een bericht gelezen dat je niet meteen kunt bespreken, maar bent vergeten later terug te keren? Met Microsoft Teams kunt u berichten markeren als ongelezen door op de drie puntjes naast een bericht te klikken tijdens een gesprek of de activiteitenfeed.
Klik op de drie stippen om een bladwijzer voor een bericht te maken of markeer het als ongelezen
Maak bladwijzers aan
Wilt u een belangrijk bericht bewaren voor later? Klik op het bladwijzerpictogram om ervoor te zorgen dat u het niet kunt vinden. Bekijk uw bladwijzers door de opdracht / opgeslagen in de zoekbalk te typen.
Tips voor organiseren
Er is veel inhoud in Teams. Deze tips helpen je om alles georganiseerd te houden.
Favoriete teams en kanalen
Kies een kanaal als favoriet om het zichtbaar te houden in je teamlijst
Zijn er specifieke teams en kanalen die u de hele dag het vaakst bezoekt? Houd ze bovenaan de lijst door ze als favorieten te markeren. Klik op de drie stippen naast de team- of kanaalnaam en selecteer Favoriet.
Herschik teams met slepen en neerzetten
Als u een team favoriet maakt, wordt het een aparte categorie bovenaan het paneel geplaatst, maar u kunt ook bepalen waar de rest van uw teams op de algemene lijst vallen. Klik en sleep een team gewoon in de richting waarin u het wilt. Als de lijst grijs wordt, kunt u deze op de juiste positie plaatsen.
Groepeer gebruikers in tags
Soms is het handig om subgroepen binnen teams te maken op basis van rol, project of locatie. Tags kunnen u hierbij helpen, zodat u gemakkelijk kunt @vermelding of een chat kunt starten met iedereen die onder de tag is opgenomen. Voeg tags toe en beheer ze efficiënt in uw Microsoft Teams-opties.
Voeg aangepaste tabbladen toe
Voeg nieuwe tabbladen toe in een team- of privéchat
Elk nieuw kanaal is vooraf geconfigureerd met twee tabbladen: Conversaties en Bestanden. Maar gebruikers kunnen aangepaste tabbladen toevoegen voor andere Microsoft 365-tools, websites en apps van derden, zodat u taken kunt uitvoeren zonder naar een nieuw venster over te schakelen.
Tips voor betrokkenheid
Maak communicatie dynamischer met deze ideeën voor betrokkenheid.
Voeg onderwerpregels toe
Trek de aandacht en verbreek gesprekken door onderwerpregels aan uw berichten toe te voegen. Onderwerpregels behoren tot de opties voor RTF-opmaak in het uitgevouwen weergavevenster dat wordt weergegeven wanneer u op de knop Opmaak onder het berichtvenster klikt. Met RTF-opmaak kunt u ook de tekstgrootte, het gewicht en de kleur wijzigen, koppelingen toevoegen en zelfs genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens opnemen.
Stuur stickers en GIF's
Een foto zegt meer dan duizend woorden. Gebruik stickers en GIF's om gedachten en emoties over te brengen die geen recht doen aan woorden door een van beide opties onder het berichtvak te selecteren.
Onderzoek de groep met peilingen
Als u het pictogram Formulieren niet ziet, klikt u op de knop Berichtextensies Meer opties en selecteert u Formulieren.
In plaats van een vraag in een kanaal te typen, waarom zou u dan geen peiling gebruiken om efficiënter feedback te verzamelen? Klik op het Formulieren-pictogram onder het berichtvenster om een peiling in Teams te maken en te verzenden.
Stuur dringende meldingen
Markeer het als belangrijk of urgent om ervoor te zorgen dat mensen aandacht aan uw bericht besteden.
Direct antwoord nodig? Klik op het uitroepteken onder het berichtvenster voordat u op verzenden drukt om een bericht als belangrijk te markeren. De ontvanger ontvangt de komende 20 minuten elke twee minuten een melding of totdat deze is gelezen.
Tips voor betere vergaderingen
Gebruik deze Microsoft Teams-vergadertips om uw virtuele bijeenkomsten naar een hoger niveau te tillen.
Start oproepen rechtstreeks in een chat
Het is gemakkelijk voor een tekstchat om te veranderen in een gesprek dat meer diepgaande bespreking vereist. Start een snelgesprek rechtstreeks in een chat door op de video- of audiogesprekknop te klikken.
Vervaag je achtergrond
U kunt uw achtergrond vervagen of deze volledig vervangen door elke gewenste afbeelding.
Omdat velen van ons thuis blijven werken, kunnen er een paar dingen op de achtergrond zijn waarvan je niet wilt dat iedereen op het werk ze ziet. Verwijder afleidingen zoals de kinderen die superhelden spelen of de vuile was van vorige week door je achtergrond te vervagen. Deze functie vind je door op de drie stippen onder aan je videogesprek te klikken.
Neem uw vergadering op en schrijf deze uit
Het bijhouden van een opname van virtuele vergaderingen kan ongelooflijk nuttig zijn om later te bekijken. Zodra u begint met opnemen vanuit het bedieningspaneel van de vergadering, wordt een kopie van de vergadering opgeslagen in Microsoft Stream zodat iedereen er veilig toegang toe heeft. U kunt ook een transcriptie van een vergadering genereren met de systeemeigen functies in Stream.
Maak notulen
Wanneer u voor het eerst een notitie toevoegt, wordt er namens u een bericht gepost in de meetingchat.
Door notulen te maken, blijven u en andere teamleden belangrijke punten voor, tijdens en na een Teams-vergadering herhalen. De knop Vergadernotities maakt een paneel aan de zijkant voor het maken van notulen, vergelijkbaar met een chat. Als u eenmaal in de vergadering bent, gaat u naar de knop Meer opties Meer opties en selecteert u aantekeningen maken bij de vergadering.
Gebruik de Samen-modus
Een van de nieuwste Microsoft Teams-functies, de Together-modus, plaatst al uw deelnemers aan de vergadering op een gedeelde achtergrond, zodat het lijkt alsof ze allemaal in dezelfde ruimte zitten (zoals een auditorium of café). De Together-modus bevindt zich in uw in-call-achtergrond opties.
Vergroot je kennis en haal het maximale uit Teams
Sinteno heeft een interessante ‘Praktijkgerichte Microsoft (Sales) Teams training’ online via Teams met live trainer.
De training is vak/praktijkgericht én inspirerend, vol met voorbeelden uit de praktijk om het maximale rendement uit Teams te halen en veel tijd te besparen.
In deze training van Sinteno maak je kennis met Microsoft Teams. Je leert optimaal gebruik te maken van de alle mogelijkheden. In de training wordt onder andere uitgelegd hoe je het makkelijkste online kan vergaderen, hoe je samenwerkt aan gedeelde bestanden, de instellingen goed zet en beantwoordt de Teams trainer alle mogelijke vragen.
Voor een bedrag van € 975,00 leer je in 1 dag met maximaal 12 deelnemers alle ins & outs van Microsoft Teams. Meer informatie over deze training vindt je hier.
